江苏省器官移植与移植免疫重点实验室

档案管理制度

第一条 为确保实验室档案的完整性和可追溯性，为实验室的科研、教学等活动提供有效支撑，特制定本制度。

第二条 实验室档案由实验室管理委员会集中管理，实验室管理委员会指定专人负责电子档案和纸质档案的收集、整理、分类以及归档等全流程工作。

第三条 本制度所指实验室档案是实验室建设、人才培养、科研项目和成果等方面形成的文字材料、图片、影像和电子文档等，主要内容如下：

（一）实验室建设与管理类

1. 有关实验室建设和管理的文件和通知；

2. 实验室建设论证、评估、申报和审批材料；

3. 实验室工作规划、委员会议、年度考核材料；

4. 实验室人员基本信息、任免、培训等材料；

5. 实验室各项规章制度和执行检查记录；

6. 实验室安全检查记录和危险废弃物处理记录；

7. 实验室仪器设备的采购、验收、使用、维修和报废等材料；

8. 实验室经费的收支相关的材料。

（二）实验室人才培养与学术合作交流

1. 学生开展课题的实验记录、开题报告、中期考核、毕业论文和毕业答辩等材料；

2. 实验室人员准入、培训和考核记录；

3. 高层次人才引进相关材料；

4. 外出参加学术会议的审批单和会议相关材料；

5. 举办学术会议的会议申请、通知、日程、现场照片等材料；

（三）科研项目和成果

1. 已有科研项目的申请书、任务书、实验记录等材料；

2. 新项目的讨论会、现场照片、项目申请书和计划书等材料；

3. 文章、专利或产业转化等科研成果。

第四条 重要纸质档案保管的同时也要做好电子备份，扫描后留存电子档案。

第五条 档案管理员负责保管档案，远离火源和水源，注意通风、干燥，防潮、除湿，做好防火、灭火措施。管理员应定期核查档案，翻阅查看、晾晒。

第六条 实验室档案不允许私自外借，因工作需要借阅档案需向实验室管理委员会提出申请，获得批准，档案管理员在场情况下可查阅档案，做好查阅登记。

第七条 如需摘录、拍照、复印或借出实验室档案，应按密级批准权限，最终需要得到实验室主任批准。摘录、复印的内容管理员需做好记录。摘录、复印后的材料，借阅人应妥善保管，不得丢失或转借他人，使用后也需要及时归还。

第八条 借阅档案期限不超过一个月，借阅档案应及时归还。

第九条 管理员应仔细检查归还的档案，确认无误后办理归还手续。如发现损坏、丢失、私自复印等情况，严禁为其办理归还手续，应立即追查并如实向上级汇报。

第十条 实验室档案保管不得少于5年。

第十一条 实验室管理委员会成员组成鉴定小组，负责对已超过保存期限的档案进行讨论、评估其价值，继续保留或销毁。

第十二条 应至少两名成员在现场对无保留价值的档案进行销毁，同时做好销毁记录。

第十三条 实验室全体成员必须积极配合管理员做好档案管理工作，并严格遵守档案管理制度。

第十四条 本制度解释权归江苏省器官移植与移植免疫重点实验室所有。